Vous voulez créer votre festival ? Vous êtes prêt à relever tous les défis ? Nous vous donnons les étapes pour organiser votre manifestation culturelle !

Le projet du festival

Pour commencer, il faut se poser une série de questions qui sera le fil conducteur de votre évènement : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

Répondre à ces questions vous permettra d’identifier les besoins nécessaires à la création de votre festival et de définir vos objectifs. N’oubliez pas de faire une analyse contextuelle et concurrentielle afin de vous renseigner sur ce qui s’est déjà fait.

Cette première étape vous permettra de savoir si vos ambitions sont réalisables et de pouvoir les concrétiser.

Les formalités administratives

La mise en place d’un tel évènement nécessite un statut juridique. Dans la plupart des cas, les organisateurs créent une association car cela reste le plus simple et le plus pertinent. Ce statut vous permettra de créer un compte bancaire, de signer des contrats avec les artistes et de souscrire à une assurance, qui est obligatoire.

Avoir un statut juridique permet également d’obtenir de la confiance et de la crédibilité auprès des sponsors, des médias et des différents interlocuteurs avec votre évènement.

Il faudra également penser à obtenir une autorisation pour l’exercice de votre festival et des débits de boissons occasionnels si besoin. Ces dernières s’octroient auprès de la mairie et vous permettront d’accueillir du public sur les lieux du festival et de commercialiser des boissons.

Etablir un budget et trouver des financements

Etablir un budget prévisionnel est primordial, il vous donnera la possibilité de contrôler vos dépenses et recettes, et de faire appel à des partenaires financiers.

Par la suite, il vous faudra mettre en place un dossier de présentation à destination de vos futurs financeurs. Ce dossier doit comporter toutes les informations à votre sujet et le projet que vous désirez concrétiser.

Diverses sources de financements sont à votre disposition (les universités, directions régionales des affaires culturelles, l’union européenne, collectivités locales, les écoles supérieures, sponsoring et mécénat etc.)

Sans oublier les recettes dues à la billetterie, aux locations de stand, à la consommation de boissons, etc.

Constituer une équipe 

Monter une équipe est indispensable pour l’organisation de votre évènement. Afin d’être plus efficace et de scinder les charges de travail entre les collaborateurs, pensez à donner des fonctions clés à vos équipiers et d’établir une organisation interne, pour une meilleure stabilité et efficacité de travail.

Pour les petites associations, vous pouvez co-organiser votre évènement avec d’autres associations, sans oublier de faire appel à des bénévoles, en les impliquant pendant la préparation du festival. Ils seront plus motivés, plus impliqués dans leurs tâches, et plus efficaces le jour J de l’évènement.

La programmation

La programmation est l’ADN de votre festival, elle représente vos orientations artistiques. Ainsi elle permet de mieux appréhender votre cible et votre positionnement. Le choix des artistes est aussi à ne pas négliger : plus vos artistes ont de la notoriété plus il y aura du public. Si vous avez un petit budget, vous pouvez également lancer des appels à projets et passer des castings pour des artistes amateurs. Cette pratique est courante pour les festivals étudiants par exemple.

Enfin, n’oubliez pas la signature d’un contrat d’engagement avec les artistes. Ce dernier va vous lier à l’artiste, avec toutes les mentions légales de la prestation !

La communication

Il vous faudra tout d’abord établir une charte graphique, la votre. Vous devez avoir une identité pour que les participants vous reconnaissent et vous repèrent facilement.

Votre festival a besoin d’avoir un maximum de visibilité pour ramener plus de public. La communication est un élément important pour vous faire connaitre.

Vous pouvez utiliser les nouvelles techniques du digital entre autres sur les réseaux sociaux, peu coûteuses et dynamiques. Vous retrouverez tous nos conseils pour bien communiquer sur les réseaux sociaux dans ce précédent article.

La billetterie

Pour la vente de vos billets, vous pourrez l’effectuer en ligne en amont, et sur place pour les retardataires. Yurplan vous propose une combinaison entre billetterie en ligne et billetterie sur place, avec une gestion des paiements sur son guichet de vente sur place. Ces 2 canaux vous permettront d’éviter les files d’attente et gagner du temps. Une plateforme en ligne vous permettra de suivre en temps réel vos ventes sur tous les canaux, ainsi que le nombres d’entrées.

Le bilan

Votre tâche n’est pas terminée même à la clôture du festival ! Le bilan, une étape à ne pas négliger afin de connaitre les retombées de votre manifestation ! Il est nécessaire de faire une évaluation quantitative et qualitative de l’évènement (chiffres de vente, chiffres d’entrées, analyse des données récoltées dans les formulaires d’inscription, etc.), surtout si vous visez une nouvelle édition ! Vous n’aurez plus qu’à exploiter les données restituées sur vos actions pour préparer au mieux votre prochaine édition !